Een gouden tip van een medewerker kan een bedrijf veel opleveren. Maar hoe haal je het meeste rendement uit de ideeënbus? Hoogleraar Jan van den Ende onderzocht het. Eén van zijn conclusies: laat medewerkers hun baanbrekende ideeën niet meteen indienen, maar eerst met elkaar bespreken.

Medewerkers zitten vaak vol goede ideeën, die het bedrijf een stuk verder kunnen brengen. Daarom hebben veel bedrijven een ideeënbus opgetuigd.

Het succes hiervan hangt echter af van de uitwerking: terwijl de ideeënbus bij de ene onderneming succesvol is, lijdt deze elders een kwijnend bestaan. Hoe kan dit?

Jan van den Ende, hoogleraar Innovatiemanagement aan de Rotterdam School of Management, deed onderzoek. Dat leidde tot opmerkelijke inzichten.

Wat heeft u precies onderzocht?
Van den Ende: “We hebben bij Unilever zeventien ideeën die nog in een vroege fase zaten onder de loep genomen, omdat we wilden weten hoe een goed idee tot stand kwam. We onderzochten onder andere welke medewerker met welke collega contact had en brachten zo het netwerk van elk idee in kaart. Vervolgens keken we hoe deze ideeën werden beoordeeld in selectiecommissies.”

Wat was de conclusie?
"Ideeën die werden gedeeld met een goede kennis die werkzaam was bij een andere afdeling bleken het kansrijkst. Een collega die elders in het bedrijf werkt, kijkt er met een andere blik naar en kan zo waarde toevoegen. Het is helemaal gunstig als het een collega is die je goed kent, omdat de communicatie dan beter verloopt en diegene meer geneigd zal zijn om serieus naar jouw idee te kijken. Wil je de kwaliteit van de tips van je medewerkers verbeteren, adviseer je personeel dan om hun ideeën eerst te bespreken met een bekende elders in het bedrijf."

Wat moet je zeker níet doen?
"Geen enkele reactie geven is een no go. Dat demotiveert je medewerkers om nog andere ideeën aan te leveren. Wat opmerkelijk genoeg ook onvoldoende werkt, is uitleggen waarom een idee niet goed is. Dit leidt er wel toe dat medewerkers terugkomen met nieuwe ideeën, omdat ze zich uitgedaagd voelen. Maar de kwaliteit van de ideeën verbetert niet, dus dat heeft maar een beperkt effect."

"Is een idee in jouw ogen niet goed genoeg, dan kun je die persoon beter in contact brengen met een collega die wél met succes een idee heeft ingediend. Wellicht heeft hij of zij goede suggesties en wordt het idee met een iets andere uitwerking of toepassing wél kansrijk."

Heeft het zin om een beloning uit te reiken voor een succesvol idee?
"Voor verbeteringen in het werkproces misschien wel, maar niet voor gamechangers. Baanbrekende innovaties kun je beter stimuleren door een budget beschikbaar stellen om het idee uit te werken. Natuurlijk kun je wel een gepaste beloning geven als het idee succesvol blijkt, maar dat moet niet de insteek zijn. Uit ander onderzoek blijkt namelijk dat voor baanbrekende innovaties intrinsieke motivatie beter werkt dan een beloning."

Zijn er nog meer tips voor het opzetten van een ideeënbus?
"Zorg dat duidelijk wordt voor welke ideeën de ideeënbus bedoeld is. Er zijn twee categorieën: ideeën om werkprocessen efficiënter te maken en ideeën voor grote innovaties. Beide zijn belangrijk, maar ze vragen wel om een verschillende benadering. Ideeën uit de eerste categorie kunnen het best worden beoordeeld door de afdeling operations. Daarnaast zou je een aparte ideeënbus moeten inrichten voor radicale innovaties.

Kunt u hier wat voorbeelden van geven?
"Een mooi voorbeeld is 'GameChanger', een ideeënbus van Shell voor radicale innovaties. Bij die afdeling zijn acht technisch experts in dienst die de ideeën beoordelen. De meeste ideeën worden afgewezen, maar soms komt er een gouden tip binnen."

"Zo was ooit een medewerker die speelgoed zag dat in het water opzwol. Dat bracht hem op het idee om rubber te fabriceren waarmee boorgaten konden worden afgedicht zodra een boorput leeg raakt. Door die afdichting kon worden voorkomen dat er water in de boorgaten stroomde. Die technologie leverde Shell honderd miljoen euro per jaar aan kostenbesparingen op."

"Deutsche Post, onderdeel van DHL, doet goede zaken met incrementele innovaties: verbeteringen van bestaande producten, diensten of processen. Het bedrijf verzamelt honderdduizenden ideeën van zijn werknemers per jaar en becijfert de opbrengst op meer dan 200 miljoen per jaar. Ook bij zulk soort innovaties kan de opbrengst substantieel zijn, vanwege de grote aantallen. "

Kleine bedrijven hebben de capaciteit niet voor twee aparte ideeënbussen. Is dat erg?
"Voor kleinere bedrijven is dat ook niet nodig. Daar zijn de lijntjes kort: iedereen kan naar de baas stappen met een goed idee. Het helpt wel als ze duidelijk communiceren dat ze het waarderen dat medewerkers ideeën indienen; ook ideeën die out of the box zijn. Anders laten ze goede ideeën lopen en dat is jammer."

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl